Come si deve comunicare in azienda

La comunicazione interna aziendale è l’attività il cui fine è quello di informare chi lavora nell’organizzazione su tutto ciò
che l’azienda è o fa.

Il vantaggio per un’azienda, al cui interno la comunicazione funziona, è quello di vedere i propri dipendenti mostrare uno spirito di cooperazione e collaborazione e una condivisione dei valori aziendali.

Una buona comunicazione interna e i suoi vantaggi

In ogni azienda esiste, forse senza rendersene conto, una forma di comunicazione interna. 

• ad esempio lo scambio di informazioni per fare avanzare i progetti di lavoro o relative all’organizzazione aziendale sono una forma di comunicazione interna. 

• si può anche parlare di comunicazione interna riferendosi alla gestione delle relazioni interne di un’azienda e si può facilmente intuire che se gestita in maniera corretta si trasformerà in un vantaggio competitivo.

• una buona comunicazione interna aziendale crea una maggiore soddisfazione dei dipendenti, favorisce il miglioramento dell’ambiente di lavoro con conseguente aumento della produttività e si lega a un maggiore livello di impegno e coinvolgimento.

• infatti la comunicazione interna deve essere gestita in maniera efficace e strategica per fidelizzare i dipendenti migliori trasmettendo i valori, la filosofia e i principi fondanti dell’azienda.

La reputazione dell’azienda

Spesso, gli imprenditori trascurano un elemento molto importante e altrettanto delicato. I dipendenti sono coloro che proiettano all’esterno l’immagine dell’azienda per cui lavorano. È evidente che la reputazione dell’azienda dipende anche da ciò che di essa pensano coloro che vi lavorano ogni giorno.

Se sei insoddisfatto dell’azienda in cui lavori ne parli male. Al contrario, se sei soddisfatto dell’azienda in cui lavori ne parli bene. 

La comunicazione interna

I tipi di comunicazione che devono essere sviluppati in azienda riguardano il coordinamento tra uffici, reparti, team di lavoro e il lavoro di squadra. A secondo delle dimensioni di un’azienda in un’azienda, per ogni progetto, possono essere coinvolti uno o più uffici/reparti/team e dunque la comunicazione è fondamentale.

I responsabili di ogni ufficio/reparto/team devono essere a conoscenza dei compiti di tutti quelli coinvolti nel progetto per poter lavorare in sinergia.

I membri di ogni team devono avere a disposizione tutte le informazioni sul progetto al quale stanno lavorando e più in generale sugli obiettivi di cui in generale si sta occupando l’azienda. In questo si stimolano l’impegno e l’efficienza dei lavoratori.

I membri di ogni team devono avere a disposizione tutte le informazioni sul progetto al quale stanno lavorando e più in generale sugli obiettivi di cui in generale si sta occupando l’azienda. In questo si stimolano l’impegno e l’efficienza dei lavoratori.

Trasparenza

Alla base di tutto, ed è importante non trascurarla, ci deve essere la trasparenza.

La trasparenza comporta una comunicazione chiara su tutti i cambiamenti in corso o futuri e quindi non si devono fare annunci solo per informazioni relative a uno specifico progetto o a un cliente, cioè legati a situazioni contingenti e slegati dal contesto generale.

La comunicazione deve essere chiara anche su ciò che sta accadendo in generale nell’azienda e sul perché sta succedendo. Non sapere cosa sta succedendo può essere una vera fonte di stress per alcuni dipendenti e quindi ogni informazione riguardante, per esempio, cambiamenti di direzione, riorganizzazioni, nuovi processi deve essere condivisa con tutti.

La comunicazione all’interno di un’azienda può partire sia dall’alto verso il basso che viceversa.

Comunicazione dall’alto verso il basso

La comunicazione dall’alto verso il basso, solitamente più diffusa nelle aziende italiane, avviene sotto forma di comunicati, regole o notizie diffuse direttamente dagli imprenditori e/o dai vari responsabili.

Anche alcune tipologie di riunioni rientrano in questa modalità di comunicazione. Infatti in queste riunioni si mette al corrente un gruppo di persone di un nuovo progetto, di nuovi incarichi, e di altre informazioni comunque calate dall’alto.

Comunicazione dal basso verso l’alto

La comunicazione dal basso verso l’alto, poco diffusa nelle piccole e medie aziende italiane, incoraggia i dipendenti a esprimere la loro opinione, dare consigli, suggerimenti, lasciare commenti e critiche e li spinge a contribuire al miglioramento del prodotto o servizio.

Quale, delle due modalità, è migliore?

Entrambe le modalità di comunicazione sono molto importanti.
La prima permette di fornire la versione “ufficiale” dell’azienda riguardo una specifica situazione e sul come avanzare per la realizzazione di un progetto.
La seconda permette di valorizzare il punto di vista dei dipendenti e di coinvolgerli maggiormente.
Le probabilità che un dipendente si senta più motivato aumentano quando è spronato a partecipare attivamente allo sviluppo dell’azienda. 

L’importanza del “feedback”

La comunicazione interna aziendale efficace e strategica prevede quindi, oltre alle comunicazioni ufficiali formali dall’alto verso il basso, anche altri momenti di realizzazione.

Introdurre in azienda l’abitudine al famoso “feedback” è a livello di comunicazione interna molto importante.

Ovviamente il “feedback” deve essere fatto in maniera corretta e deve essere utilizzato in un ambiente dove si è capito la sua importanza e i suoi obiettivi.

Cosa si può fare attraverso il feedback?

Attraverso la cultura del “feedback”

• si può valorizzare, per esempio, il lavoro svolto,
• si può incoraggiare i dipendenti,
• si può dare visibilità ai dipendenti in modo che sappiano dove posizionarsi, se devono aumentare i loro sforzi o se il loro lavoro apprezzato, se i loro comportamenti sono utili al team.

Per dare un “feedback” ai dipendenti, non c’è sempre bisogno di organizzare un incontro formale. Può essere fatto con un rapido colloquio fatto periodicamente, sul lavoro svolto durante la settimana, anche informalmente e oralmente.

Anche trovare dei momenti in cui creare degli incontri, anche fuori dall’azienda, come un seminario annuale, un evento serale rafforza i legami con i dipendenti e favorisce lo scambio informale di una notevole quantità di informazioni.

Il consiglio

Quindi il consiglio che si può dare agli imprenditori è quello di fermarsi un attimo a prendere consapevolezza di come circolano, se circolano, le informazioni nella sua azienda e quanto i dipendenti sono a conoscenza degli obiettivi aziendali.
Facendo circolare in azienda le informazioni in modo trasparente e strategico l’imprenditore oltre a creare un ambiente di lavoro sereno e propositivo vedrà aumentare in maniera evidente la produttività dei propri dipendenti contenti di partecipare al successo dell’azienda in cui lavorano.