La comunicazione interna aziendale è l’attività il cui fine è quello di informare chi lavora nell’organizzazione su tutto ciò
che l’azienda è o fa.

Il vantaggio per un’azienda, al cui interno la comunicazione funziona, è quello di vedere i propri dipendenti mostrare uno spirito di cooperazione e collaborazione e una condivisione dei valori aziendali.

Una buona comunicazione interna e i suoi vantaggi

In ogni azienda esiste, forse senza rendersene conto, una forma di comunicazione interna. 

• ad esempio lo scambio di informazioni per fare avanzare i progetti di lavoro o relative all’organizzazione aziendale sono una forma di comunicazione interna. 

• si può anche parlare di comunicazione interna riferendosi alla gestione delle relazioni interne di un’azienda e si può facilmente intuire che se gestita in maniera corretta si trasformerà in un vantaggio competitivo.

• una buona comunicazione interna aziendale crea una maggiore soddisfazione dei dipendenti, favorisce il miglioramento dell’ambiente di lavoro con conseguente aumento della produttività e si lega a un maggiore livello di impegno e coinvolgimento.

• infatti la comunicazione interna deve essere gestita in maniera efficace e strategica per fidelizzare i dipendenti migliori trasmettendo i valori, la filosofia e i principi fondanti dell’azienda.

La reputazione dell’azienda

Spesso, gli imprenditori trascurano un elemento molto importante e altrettanto delicato. I dipendenti sono coloro che proiettano all’esterno l’immagine dell’azienda per cui lavorano. È evidente che la reputazione dell’azienda dipende anche da ciò che di essa pensano coloro che vi lavorano ogni giorno.

Se sei insoddisfatto dell’azienda in cui lavori ne parli male. Al contrario, se sei soddisfatto dell’azienda in cui lavori ne parli bene. 

La comunicazione interna

I tipi di comunicazione che devono essere sviluppati in azienda riguardano il coordinamento tra uffici, reparti, team di lavoro e il lavoro di squadra. A secondo delle dimensioni di un’azienda in un’azienda, per ogni progetto, possono essere coinvolti uno o più uffici/reparti/team e dunque la comunicazione è fondamentale.

I responsabili di ogni ufficio/reparto/team devono essere a conoscenza dei compiti di tutti quelli coinvolti nel progetto per poter lavorare in sinergia.

I membri di ogni team devono avere a disposizione tutte le informazioni sul progetto al quale stanno lavorando e più in generale sugli obiettivi di cui in generale si sta occupando l’azienda. In questo si stimolano l’impegno e l’efficienza dei lavoratori.

I membri di ogni team devono avere a disposizione tutte le informazioni sul progetto al quale stanno lavorando e più in generale sugli obiettivi di cui in generale si sta occupando l’azienda. In questo si stimolano l’impegno e l’efficienza dei lavoratori.

Trasparenza

Alla base di tutto, ed è importante non trascurarla, ci deve essere la trasparenza.

La trasparenza comporta una comunicazione chiara su tutti i cambiamenti in corso o futuri e quindi non si devono fare annunci solo per informazioni relative a uno specifico progetto o a un cliente, cioè legati a situazioni contingenti e slegati dal contesto generale.

La comunicazione deve essere chiara anche su ciò che sta accadendo in generale nell’azienda e sul perché sta succedendo. Non sapere cosa sta succedendo può essere una vera fonte di stress per alcuni dipendenti e quindi ogni informazione riguardante, per esempio, cambiamenti di direzione, riorganizzazioni, nuovi processi deve essere condivisa con tutti.

La comunicazione all’interno di un’azienda può partire sia dall’alto verso il basso che viceversa.

Comunicazione dall’alto verso il basso

La comunicazione dall’alto verso il basso, solitamente più diffusa nelle aziende italiane, avviene sotto forma di comunicati, regole o notizie diffuse direttamente dagli imprenditori e/o dai vari responsabili.

Anche alcune tipologie di riunioni rientrano in questa modalità di comunicazione. Infatti in queste riunioni si mette al corrente un gruppo di persone di un nuovo progetto, di nuovi incarichi, e di altre informazioni comunque calate dall’alto.

Comunicazione dal basso verso l’alto

La comunicazione dal basso verso l’alto, poco diffusa nelle piccole e medie aziende italiane, incoraggia i dipendenti a esprimere la loro opinione, dare consigli, suggerimenti, lasciare commenti e critiche e li spinge a contribuire al miglioramento del prodotto o servizio.

Quale, delle due modalità, è migliore?

Entrambe le modalità di comunicazione sono molto importanti.
La prima permette di fornire la versione “ufficiale” dell’azienda riguardo una specifica situazione e sul come avanzare per la realizzazione di un progetto.
La seconda permette di valorizzare il punto di vista dei dipendenti e di coinvolgerli maggiormente.
Le probabilità che un dipendente si senta più motivato aumentano quando è spronato a partecipare attivamente allo sviluppo dell’azienda. 

L’importanza del “feedback”

La comunicazione interna aziendale efficace e strategica prevede quindi, oltre alle comunicazioni ufficiali formali dall’alto verso il basso, anche altri momenti di realizzazione.

Introdurre in azienda l’abitudine al famoso “feedback” è a livello di comunicazione interna molto importante.

Ovviamente il “feedback” deve essere fatto in maniera corretta e deve essere utilizzato in un ambiente dove si è capito la sua importanza e i suoi obiettivi.

Cosa si può fare attraverso il feedback?

Attraverso la cultura del “feedback”

• si può valorizzare, per esempio, il lavoro svolto,
• si può incoraggiare i dipendenti,
• si può dare visibilità ai dipendenti in modo che sappiano dove posizionarsi, se devono aumentare i loro sforzi o se il loro lavoro apprezzato, se i loro comportamenti sono utili al team.

Per dare un “feedback” ai dipendenti, non c’è sempre bisogno di organizzare un incontro formale. Può essere fatto con un rapido colloquio fatto periodicamente, sul lavoro svolto durante la settimana, anche informalmente e oralmente.

Anche trovare dei momenti in cui creare degli incontri, anche fuori dall’azienda, come un seminario annuale, un evento serale rafforza i legami con i dipendenti e favorisce lo scambio informale di una notevole quantità di informazioni.

Il consiglio

Quindi il consiglio che si può dare agli imprenditori è quello di fermarsi un attimo a prendere consapevolezza di come circolano, se circolano, le informazioni nella sua azienda e quanto i dipendenti sono a conoscenza degli obiettivi aziendali.
Facendo circolare in azienda le informazioni in modo trasparente e strategico l’imprenditore oltre a creare un ambiente di lavoro sereno e propositivo vedrà aumentare in maniera evidente la produttività dei propri dipendenti contenti di partecipare al successo dell’azienda in cui lavorano.

Le aziende sono costituite prima di tutto da persone, e l’imprenditore che vuole arrivare al successo deve tenere in considerazione questa affermazione.

Se non lo fa cosa succede?

Succede, molto probabilmente, che il successo non arriverà o arriverà in misura inferiore al potenziale dell’azienda.

I lavoratori sono la vera forza

Alla base di qualunque impresa di successo e quindi è fondamentale che l’imprenditore sappia costruire con loro un rapporto basato sul rispetto e sulla fiducia reciproca.

Avere un team di lavoro non affiatato e non in linea con gli obiettivi dell’azienda crea grossi problemi all’imprenditore che portano tutti alla mancata crescita del business aziendale.

Rispetto e fiducia

Allora è importante che l’imprenditore conosca le aspettative che i lavoratori hanno nei suoi confronti e nei confronti dell’azienda perché così facendo si riesce a guadagnare il loro rispetto e la loro fiducia.

Creare un rapporto basato sul rispetto e sulla fiducia evita all’imprenditore uno dei problemi più grossi e frequenti. Il problema è quello di avere dipendenti demotivati e non interessati a quello che succede in azienda.

Creare un rapporto basato sul rispetto e sulla fiducia evita all’imprenditore uno dei problemi più grossi e frequenti. Il problema è quello di avere dipendenti demotivati e non interessati a quello che succede in azienda.

Quali possono essere le conseguenze?

Le conseguenze di questo problema possono essere a volte drammatiche.

• bassa produttività
• assenteismo
• elevato turnover
• ambiente lavorativo sottoposto a stress

Sono tutte conseguenze gravi

Che cosa comportano?

Comportano danni in termini di maggiori costi e/o mancati guadagni.

Bassa produttività vuol dire tempi di lavoro più lunghi con conseguenti ritardi nelle consegne e aumento del costo del personale.

L’assenteismo porta a disfunzioni nell’organizzazione del lavoro aumentando il costo sostenuto per coprire i posti scoperti ricorrendo allo straordinario o alla sostituzione temporanea della persona assente.

L’elevato turnover dovuto alla mancata soddisfazione delle persone di rimanere a lavorare nell’azienda comporta un costo per sostenere la ricerca e selezione del personale da parte di aziende specializzate. A questo proposito dobbiamo tener conto che, quasi sempre, quelli che se vanno sono i più validi perché hanno maggiore facilità a trovare una nuova occupazione.

Ambienti di lavoro in queste situazioni sicuramente saranno sottoposti ad uno stress eccessivo, a partire dall’imprenditore che vedendo le cose in azienda non filare per il verso giusto riverserà questo suo stato d’animo anche sui lavoratori aumentando il loro disagio e la loro frustrazione.

Cosa deve fare l’Imprenditore?

Quindi diventa fondamentale per l’imprenditore in azienda creare un clima di benessere generale, basato appunto sul rispetto e sulla fiducia tra l’imprenditore e i lavoratori e sul  riconoscendo delle rispettive aspettative.

Il punto di partenza è senz’altro quello di adottare, nella gestione del personale, un metodo strutturato e strategico che contribuisca a stabilire delle regole chiare e precise in considerazione delle aspettative reciproche.

Aspettative del lavoratore

Sappiamo che una delle aspettative più frequenti dei lavoratori nei confronti dell’azienda è quella trovare fonti di motivazione e coinvolgimento nella vita aziendale.

• Un lavoratore è maggiormente motivato e coinvolto quando ha un obiettivo da perseguire
• Avere degli obiettivi ben definiti è una importante fonte di motivazione, sia per l’imprenditore che per i dipendenti. Deve essere quindi ben chiara, nella testa dell’imprenditore, la vision aziendale che deve essere trasmessa nel modo giusto ai lavoratori per essere efficacemente condivisa.
• Un’altra aspettativa molto frequente è quella della ricerca di crescita personale all’interno dell’azienda, non solo e sempre legata all’avanzamento di carriera ma anche all’acquisizione di nuove competenze.
• Definire un programma interno di formazione aiuterà i lavoratori a sviluppare e a utilizzare al meglio le proprie capacità, aumentando la qualità del loro rendimento. Sapere di essere in grado di apprendere cose nuove sicuramente incoraggia i lavoratori a impegnarsi nei loro compiti e di farlo con serenità consci di essere in grado di farlo, e questa serenità gioverà anche all’imprenditore che potrà delegare molte sue attività non principali e avere più tempo da dedicare alle attività strategiche da imprenditore.

Sappiamo che una delle aspettative più frequenti dei lavoratori nei confronti dell’azienda è quella trovare fonti di motivazione e coinvolgimento nella vita aziendale.

Infine, c’è un’altra aspettativa molto importante che i lavoratori hanno, questa volta direttamente collegata alla persona dell’imprenditore.

I lavoratori si aspettano di avere un capo “giusto”

Non un capo buono o cattivo, vogliono un capo giusto.

Ecco perché, come abbiamo detto prima, è importante stabilire delle regole che stiano alla base del rapporto di fiducia e rispetto tra l’imprenditore e il lavoratore. Per il lavoratore è importante sapere come si comporterà il suo capo di fronte a un suo comportamento, efficace o non efficace che sia, e deve anche sapere che la decisione del capo sarà uguale per tutti quelli che avranno quel comportamento senza fare favoritismi o accanimenti personali.

Anche in questo caso emerge la necessità, per l’imprenditore, di applicare un metodo strategico per la gestione del personale che permetterà di riconoscere le aspettative dei lavoratori, allinearle a quelle dell’azienda, generare un clima di benessere aziendale e fare il crescere il business aziendale.

Quando il datore di lavoro vuole guidare i propri dipendenti a tenere determinati comportamenti, che ritiene virtuosi e utili per la propria azienda, deve essere chiaro e preciso nel comunicare la strada da percorrere.

Lo strumento principale per indicare ai lavoratori la strada da percorrere verso questi comportamenti virtuosi è il“CODICE DI CONDOTTA”.

In estrema sintesi

Il codice di condotta è un documento in cui si dichiarano le principali priorità, le convinzioni fondamentali e i valori di un’azienda, allo scopo di guidare le azioni dei dipendenti.

Esso può rivelarsi un potente strumento di comunicazione interna, aiutando i dipendenti a prendere decisioni e ad identificarsi con l’azienda.

Valori aziendali

I valori aziendali, intesi come norme positive di comportamento, contribuiscono a creare un’organizzazione interna coerente, allineata e produttiva. In pratica i valori aziendali sono fondamentali per creare un luogo di lavoro di successo e motivante.

Perché un’azienda dovrebbe avere un codice di condotta?

Diciamo prima di tutto che ogni azienda ha un proprio codice di condotta.

Solo che alcune volte non è espresso, non è condiviso, e si manifesta con comportamenti abitudinari dei singoli in modo disordinato.

• Creare e condividere un codice di condotta, se fatto in maniera non banale, aiuta chi lavora in azienda a conoscersi meglio e a capire quali comportamenti aiutano e quali ostacolano l’allineamento dei singoli con l’azienda.

• Il codice di condotta deve indicare quei comportamenti concreti che ogni giorno i lavoratori devono compiere per raggiungere lo stesso obiettivo comune rafforzando così la cultura del lavoro di squadra. Quindi i lavoratori hanno a portata di mano costantemente una guida che li orienta nelle scelte quotidiane senza bisogno di essere imbeccato dal diretto superiore.

• Il codice di condotta deve indicare quei comportamenti concreti che ogni giorno i lavoratori devono compiere per raggiungere lo stesso obiettivo comune rafforzando così la cultura del lavoro di squadra. Quindi i lavoratori hanno a portata di mano costantemente una guida che li orienta nelle scelte quotidiane senza bisogno di essere imbeccato dal diretto superiore.

• Inoltre per un’azienda, avere un codice di condotta chiaro e condiviso, significa avere team coesi e quindi una maggiore produttività derivante dal clima positivo che si crea in azienda. Infatti i destinatari del codice di condotta sono tutti coloro che a vario titolo e con differenti responsabilità costituiscono l’organizzazione aziendale e ne realizzano direttamente e indirettamente gli scopi.

• Il codice di condotta, se opportunamente comunicato, non porta benefici solo all’interno dell’azienda, ma influisce anche sulla percezione di clienti e sul posizionamento di mercato, sul brand e in definitiva sul successo stesso dell’azienda.ù

Aziende con forti valori

Vari studi hanno dimostrato anche che i valori presenti e conosciuti di un’azienda sono tra i fattori principali che le persone prendono in considerazione quando devono accettare un lavoro. I migliori talenti amano lavorare in aziende con forti valori perché solo in questi tipi di ambienti possono esprimere al massimo il loro potenziale.

I dipendenti che hanno una buona percezione dell’azienda, e si riconoscono nei suoi valori, sono coloro che lavorano con maggiore motivazione.

Essere consapevoli del proprio valore e delle proprie responsabilità contribuisce allo sviluppo di approcci proattivi al lavoro e di sentimenti positivi che inevitabilmente influiscono favorevolmente su ogni membro del team di lavoro.

In conclusione

Ormai sappiamo che c’è un legame stretto tra motivazione e performance che vengono aumentate incoraggiando la soddisfazione personale dei lavoratori. È opportuno sottolineare anche l’importanza della comunicazione e della condivisione dei valori aziendali, e quindi si deve prestare attenzione a come viene costruito il codice di condotta che, ripetiamo, non deve essere solo un esercizio astratto, e a come si collegano i valori elencati nel codice con le azioni e comportamenti concreti che i dipendenti si trovano a compiere quotidianamente.

In un’azienda allineata ogni membro della stessa conosce le finalità del business e gli obiettivi aziendali e tutti sanno come il proprio contributo contribuisca all’attuazione della strategia aziendale.
Detto più semplicemente, tutti guardano nella stessa direzione…

E se questo non succede?  

Abbiamo un problema perché vuol dire che l’azienda soffre di “strabismo” anche se molte volte non se ne rende conto.
Il fatto è che spesso si pensa che l’azienda sia ciò che ha in testa l’imprenditore, mentre l’azienda è l’insieme dei comportamenti di tutte le persone che ci lavorano.

Quali sono le conseguenze che l’azienda ha se i dipendenti non guardano nella stessa direzione dell’imprenditore?

Abbiamo almeno 3 tipi di conseguenze negative che riguardano diversi aspetti:

• Bassa produttività dei lavoratori;
• Bassa motivazione dei lavoratori;
• Alto turnover dei lavoratori;

Bassa produttività dei lavoratori

Con bassa produttività i tempi di esecuzione delle commesse si allungano a dismisura causando ripercussioni economiche negative per l’aumento dei costi di lavorazione dei prodotti e servizi.

Inoltre, il protrarsi delle lavorazioni comporta il più delle volte la necessità di rincorrere la data di consegna appunto perché in ritardo sulla tabella di marcia, e lavorare in questa situazione crea un clima di stress nell’azienda facilitando la possibilità di commettere errori, da parte dei lavoratori, facilitando la perdita di autostima e anche l’insorgere dell’assenteismo a causa di questa.

Infine, non meno importante, abbiamo anche come conseguenza negativa la perdita di credibilità e di fiducia da parte dei clienti che vede il proprio fornitore sempre in difficoltà nel rispettare i termini contrattuali si dal punto di vista dei tempi di consegna sia dal punto di vista della qualità del prodotto/servizio. 

Come aumentare la produttività?

Per aumentare la produttività, oltre che lavorare dal punto di vista organizzativo dei processi di lavoro, occorre creare un ambiente lavorativo dove tutti i lavoratori coinvolti, a qualsiasi livello, abbiano interesse a raggiungere la stessa missione facendo in modo che gli obiettivi aziendali siano collegati a quelli individuali.

Riuscire a fare questo non è facile, ma il punto di partenza è sicuramente quello di avere un metodo nella gestione delle risorse umane che, eliminando l’improvvisazione, permetta all’imprenditore di pensare ad un piano strategico per consentire ai lavoratori di essere più concentrati, efficienti e produttivi.

L’improvvisazione nella gestione del personale, che è il primo problema di un imprenditore, porta sicuramente stress, inefficienza e perdita di tempo.
L’unico rimedio è applicare un metodo che cancelli queste pesanti conseguenze.

Bassa motivazione dei lavoratori 

I lavoratori, come abbiamo detto, possono facilmente perdere autostima
e motivazione se non hanno a disposizione le risorse adeguate per svolgere il loro lavoro al meglio: si parla di formazione, di comunicazione interna efficace, protocolli operativi, strumenti di lavoro adeguati, ecc.
Quando un lavoratore è demotivato ne risente la sua produttività ed efficienza ed è compito dell’imprenditore mantenere alta questa motivazione.

Occorre far capire al lavoratore come il suo ruolo in azienda sia utile al sistema e contemporaneamente, alla sua crescita professionale e personale.
È ovvio che dobbiamo sapere, prima di tutto, quali sono gli obiettivi dei singoli lavoratori e come possono sposarsi con quelli dell’azienda.
Altrimenti ricadiamo nello “strabismo” con le conseguenze che sappiamo.

Il lavoratore deve poter rispondere affermativamente a domande quali:
“se faccio oggi un sacrificio e investo le mie migliori risorse, questa azienda farà lo stesso con me se in futuro avrò un momento di bisogno?”,

oppure “mi conviene di più concentrarmi per crescere nel mio ruolo in azienda oppure dedicare le mie energie ad altro? In fondo l’azienda non è mia.”

In un’azienda affetta da “strabismo” il lavoratore incontra quotidianamente momenti di inefficienza, di stress e di confusione, cioè è vittima di una sofferenza individuale interna ed è possibile che non vedendo più prospettive valide per il suo futuro nell’azienda si metta sul mercato per trovare un ambiente migliore.

Alto turnover dei lavoratori 

Recenti studi hanno dimostrato infatti, che una delle principali cause di turnover è la mancata corrispondenza tra le aspettative personali e ruolo ricoperto in azienda, seguita da un disallineamento – “strabismo” – con la cultura aziendale e dall’aver vissuto momenti di stress nel contesto aziendale.
Senza dimenticare che non è raro incontrare lavoratori che hanno lasciato un capo e non un’azienda.

I primi lavoratori che cercano di scappare da un’azienda “strabica” sono quelli più qualificati perché sanno di avere buone possibilità di ricollocarsi sul mercato.
E ovviamente, perdere i lavoratori più qualificati comporta, da subito, sicuramente una perdita di efficienza e produttività e il trasferimento dei carichi di lavoro su altri lavoratori. Nonché quando va via un lavoratore di questo livello, che era in azienda da parecchi anni,  esce dall’azienda anche un carico di competenze acquisite nel tempo, la conoscenza dell’azienda, dei clienti, ecc.

Non essendo un momento pianificato dall’azienda dobbiamo anche tenere presente che l’uscita dall’azienda di una persona comporta un aggravio di costi per la nuova ricerca e selezione del personale, alle tempistiche molto strette, ecc.

Cosa deve fare un imprenditore per la sua azienda?

Quindi se un imprenditore vuole guarire la sua azienda dallo “strabismo” deve immediatamente introdurre e applicare in azienda un metodo strategico per la gestione del personale che permetta di  allineare gli obiettivi di tutti i componenti dell’organizzazione.